Jinsi ya Kuandaa Mfumo wa Kufungua Nyumbani kwa Hatua 7

01 ya 07

Jinsi ya Kuweka Machapisho ya Karatasi + ya Uhifadhi ambayo Itatumika Kwa Wewe Milele

Mapambano ni ya kweli: kusimamia majarida na makundi ya karatasi ni mashimo. Kwa nini ni muhimu kuanzisha mfumo rahisi wa kufungua nyumba ambayo utaitumia. Leo, ndio tutafanya, pamoja.

Lengo

Jifunze jinsi ya kuanzisha mfumo wa kufungua nyumba utatumia kwa muda wote wa maisha yako. Inahitaji kuwa rahisi kubadilika kwa ajili ya mabadiliko ya maisha, na inahitaji kuwa rahisi ili uweze kuiweka.

Nini Utahitaji

• Kuweka baraza la mawaziri au sanduku la faili
• Faili za faili za Hanging (Ninapenda hizi rangi ambazo zinapigwa hapo juu)
• Mmiliki wa faili ya Desktop
• Shredder
• Kusambaza bin
• Funga folda
• Muumbaji wa lebo au kalamu

Muda

Huu ni mradi wa mwishoni mwa wiki. Hatukupendekeza kuanzia hii kwa wiki moja baada ya siku ya muda mrefu ya kazi / shule, nk. Kuanza hii siku ya Jumamosi au Jumapili ikiwa na kikombe cha kahawa au chai, na tabia ya let-get-this-done.

02 ya 07

Kusanya Papoti Zako Zote Pamoja katika Doa Mmoja

Hatua ya kwanza katika kuanzisha mfumo wa kufungua nyumba ni kukataa mafaili yako yote na majarida kwenye nafasi sawa ili uweze kupangilia, kurejesha na kupakia. Kuwa na kila kitu katika doa moja kuna faida zifuatazo:

1. Itakuweka uzingatia juu ya kazi iliyopo. Unapojaribu fidia kazi ambayo hupaswi kusisimua (kama kufungua), udhuru wowote wa kutembea na kuanza kwenye mradi mwingine mpya. Ikiwa una vifaa vyako vyote (vilivyoorodheshwa hapa) na majarida yako yote katika sehemu moja, huna udhuru lakini unakumba.
2. Utakuwa na uhakika zaidi. Kufanya kupasuka kwa nyumba yako mbele kunamaanisha hautahitaji kurudia kazi wiki chache kutoka sasa unapopata stack ya wamesahau kwenye chumba cha kufulia.

Maeneo machache ya kutazama majarida (isipokuwa vyeti vya dawati wazi, kufungua makabati na rundo la barua):

1. Sebule. Papers huwa na rundo katika chumba cha kulala kwa sababu mara nyingi hatuna wazo la nini cha kufanya nao. Ndiyo sababu unapaswa kuweka daima karatasi ambazo hujui nini cha kufanya na bado kwenye mail yangu katika sanduku.
2. Mifuko . Vifuko vya nyuma, mifuko ya kazi, mifuko ya mkono, mifuko ya gym, na masanduku.
3. Jikoni. Piles za karatasi zina njia ya kumaliza jikoni. Hii ni kwa sababu jikoni mara nyingi ndiyo nafasi ya kwanza tunayoongoza wakati tunapotembea kupitia mlango.

Kwa hiyo, kukusanya majarida yako yote na kisha ...

Chagua doa nzuri na uso mgumu ambao unaweza kuunda piles 5. Hii inaweza kuwa meza ya jikoni, kitanda cha chumba cha mgeni, au dawati yako ikiwa ni kubwa ya kutosha. Ikiwa huna uso mkubwa wa kutosha, sakafu inafanya kazi, pia.

Ikiwa una majarida mengi sana, majeraha yako yanaweza kupindua, halafu utumie mapipa au hata masanduku ya kadibodi. Waagize kuwaweka tofauti na kuepuka makosa - kama kutupa kwa ajali kodi ya mwaka jana inarudi kwenye sanduku la "kurudia".

03 ya 07

Tofauti Karatasi Zako Katika Jamii Tano

Sasa ni wakati wa kushuka kwa biashara. Utakuwa na kugusa kila karatasi na kufanya uamuzi juu yake.

Utawala: Lazima ufanye uamuzi juu ya kila kipande cha karatasi. Inakwenda kwenye moja ya makundi haya 5:

1. Hatua: Nyaraka unahitaji kuchukua hatua na kisha uondoe. Usiwachanganya haya na kile tunachokielezea katika kikundi chini kama "Kaya". Nyaraka za kaya zimefungwa kwa kudumu, Faili za kitendo zitatumika mara moja na kisha zimeondolewa.
   Mifano: mialiko, tiketi ya maegesho, kuwakumbusha miadi, kazi za nyumbani, bili, nk.

2. Archive: Nyaraka au nyaraka ambazo unahitaji kupachika lakini hauhitaji kutaja au kutumia zaidi ya mara moja au mara mbili kwa mwaka.
   Mifano: anarudi kodi, rekodi za matibabu, kumbukumbu za kitaaluma, ushahidi ulioshiriki katika wajibu wa jury, vitendo, kukodisha, mikataba, nk.

3. Kaya: Hizi ndi karatasi ambazo hutumia kuweka nyumba yako (na maisha) inaendesha.
   Mifano: kuponi, maelekezo, miongozo ya mtumiaji, risiti za kodi za miaka hii, nyaraka za usafiri ujao, nk.

4. Recycle: Papia na nyaraka zisizoanguka katika makundi yoyote hapo juu na hazina taarifa binafsi.
   Mifano: Barua isiyojumuisha, karatasi za kazi kutoka semina ambayo hutaki kupenda tena, magazeti, magazeti, kazi ya nyumbani ambayo huhitaji, kutumia bahasha, nk.

5. Iliyopigwa: Nyaraka na nyaraka zisizoanguka katika makundi ya 1-3 lakini zina maelezo ya kutambua binafsi.
   Mfano: inatoa kadi ya mkopo, taarifa za zamani za benki, bili, nk.

04 ya 07

Declutter + Kuondoa Nyaraka na Files Hauna Uhitaji mrefu

Mchoro wako mkubwa utakuwa tena. Tengenezea wale kwanza - kitu hapa ni chache chini ya kiasi cha karatasi unayohusika nayo haraka iwezekanavyo.

Ifuatayo, tangaza shredders - hii inapaswa kuhusisha kitu chochote kinachokutambulisha zaidi ya jina lako na anwani.

Vinginevyo, hii Jaribu Kitambulisho chako cha ID kutoka kwenye Duka la Container ni bei nzuri sana na yenye manufaa sana kwa wale ambao wana ugonjwa wa kuwa na jam yako ya shredder. Kwa njia hii unaweza tu kuimarisha juu ya maelezo ya kitambulisho chako na kurekebisha barua pepe na nyaraka na maelezo ya kibinafsi juu yao badala ya kufuta.

Sasa kwa kuwa umepiga junk, ni wakati wa kushuka ili kuanzisha mfumo ambao ni:

1. Rahisi kutumia, kwa hivyo utatumia ;
2. Flexible kutosha kushughulikia mabadiliko ya maisha na miradi mipya; na,
3. Salama hivyo wakati unahitaji kupata kitu haraka, unaweza kupata hiyo.

Uzuri hapa ni kwamba unaweza kuvunja makundi haya chini zaidi kulingana na kiasi cha karatasi inayoingia na nje ya nyumba yako au ofisi.

05 ya 07

Weka Faili ya Kumbukumbu kwa Mfumo wa Kuingiza Nyumbani

Ni rahisi sana kuamua ni karatasi gani zinazoingia kwenye faili yako ya Archive. Hizi ndizo karatasi muhimu zaidi unazo nazo. Wao ni ushahidi wewe na familia yako zipo, kulipa kodi zako, nyumba zako na magari, ulihitimu kutoka chuo kikuu, unaweza kusafiri nje ya nchi yako kwenye pasipoti au visa. Ikiwa wewe ni mmiliki wa biashara au una mali zaidi ya moja, faili hii itakuwa kubwa zaidi.

Hapa kuna orodha ya misingi ya kuweka faili hii:

• inarudi kodi
• rekodi ya matibabu
• rekodi za kitaaluma
• ushahidi uliwahi wajibu wa jury
• matendo
• kukodisha
• mikataba
• pasipoti
• hivyo kadi za usalama wa cial
• rekodi za ajira
• vyeti vya ubatizo
• bima ya maisha / nyaraka za kustaafu

Hifadhi majarida haya kwenye sanduku la faili katika folda zilizochapishwa. Fikiria kununua sanduku la moto unapoanza kupata "vitu" zaidi ili uhifadhi.

kuweka faili unazotumia mara nyingi (aka mara chache kwa mwaka) mbele. Pinga jitihada za kuandaa nafasi hii zaidi kwa sababu ikiwa unapata ufanisi zaidi kwa kweli hufanya iwe vigumu kupata vitu wakati unavyohitaji, unahitaji sana. Kwa kawaida, ikiwa unaingia kwenye faili yako ya Archive, kwa kweli, unahitaji kweli kipande cha karatasi ili iwe rahisi iwezekanavyo iwezekanavyo.

Hapa ni makundi yangu:

• Elimu
• Gari
• Ajira
• Fedha
• Afya
• Kitambulisho
• Bima
• Real Estate

Weka yao kwa kialfabeti, lakini weka faili ya Hifadhi ya juu. Hii ina mambo kama cheti chako cha kuzaliwa, pasipoti, kadi ya usalama wa kijamii na cheti cha ubatizo. Hii pia ni wapi unapaswa kushika leseni yako ya ndoa.

Ili kuhifadhi karatasi hizi, fikiria kwa undani Sanduku la Usalama wa Juu ambayo chini ya dola 50, ni thamani kubwa *. Chaguo jingine ni Sanduku la Usalama wa Juu-Usalama. Hii imeundwa kwa ajili ya vifaa vya matibabu lakini inaweza kushikilia kwa urahisi karatasi kadhaa zisizoweza kupoteza.

Unaweza kuanzisha faili yako mwenyewe mwenyewe ya DIY, au unaweza kutumia FileSolutions Home Filing System.

* Ikiwa unapoteza faili hizi, utakuwa umekwisha kulipa mengi, mengi zaidi ili kupata nakala kutoka kwa Usajili, Mji wa Mji / Jiji, Taasisi za Elimu, nk, hivyo $ 50 ni ya thamani, uwekezaji wa smart.

06 ya 07

Panga Faili ya Kaya

Hapa ni utawala mzuri wa kifungo cha kile unachopaswa kuhifadhi katika Faili yako ya Kaya: Kitu chochote unachohitaji baadaye, lakini huna haja ya kuchukua hatua kwa sasa, ambayo haipo katika faili yako ya Archive. Tumia faili yako ya Kaya (inayoitwa Kaya Kitabu cha Kitabu) kwa mfano ili uweze kupata wazo bora la kuhifadhi nini katika faili hii na kile ambacho haufai.

Kwanza mbali, badala ya sanduku la faili au bin, nimeumba binder na sehemu na kisha mifuko ya kuhifadhi vitu kama kuponi na kadi za zawadi. Unaweza kutumia binder hii na uwe na sehemu kwa zifuatazo:

• Coupons / Groupons
• Kadi ya Zawadi
• Nyaraka za safari zijazo / kusafiri
• Anashindana Nimewasilisha na nimngojea kupokea hundi yangu nyuma
• Mapokezi ya vitu vidogo vya tiketi kama chombo au samani kubwa
• Kuwa na mfukoni kwa kadi zako zote za malipo
• Vidokezo na vifaa vya kumbukumbu kwa miradi ijayo unayojitahidi
• Mapishi *
• Mapato ya kodi
• Sera ya bima / nyumba / nyumba ya bima

Unaweza labda tu kuenea zaidi ya haya kwenye akaunti ya Evernote , lakini wakati unapohitaji utahitaji kuchapisha tena, kisha uifanye katika kitabu hiki na uiita Kitabu chako cha Kazi.

* Weka faili tofauti kwa ajili ya mapishi unataka kurudi siku moja lakini hauja.

07 ya 07

Weka Picha ya Hatua

Faili ya Hatua ni karatasi unazohitaji kuchukua hatua na kisha utaziacha. Hati yoyote au karatasi ambayo inahitaji kufungwa kwa kudumu au kwa muda mrefu (zaidi ya mwezi), labda iko katika faili yako ya Kaya.

Faili za kazi ni:

• Kwenda kutumiwa mara moja na kisha kukataliwa; au,
• Faili unasubiri kuchukua hatua.

Tumia sanduku kushikilia karatasi hizi, hasa, na tunapendekeza sanduku hili. Chagua machungwa kwa sababu ni rangi ya rangi na kufikiri ni, itakupeleka kupitia sanduku angalau mara moja kwa wiki. Hii inaweza pia mara mbili kama yako katika Sanduku ili kusaidia kusimamia barua .

Hapa ni mifano ya nini cha kuweka katika faili yako ya Action:

Barua inayoingia:

• Kitu chochote unachopokea katika barua huenda kwenye faili hii
• Kipande chochote cha karatasi mtu anakuwezesha wewe au unakamata na kumchoma kwenye mkoba wako huingia hapa

Vitu vya kalenda:

• Mialiko ya matukio ijayo na kadi yoyote ya maelekezo au majibu ambayo huja nao
• Mishahara ya kulipa na kisha kupoteza au kurejesha
• Ruhusa inaruhusu kuingia
• Vikumbusho vya uteuzi

Vitu kulipa:

• Tiketi ya maegesho kulipa
• Miradi kulipa

Vitu vyako vinasubiri:

• Mapokezi kwa kitu chochote ulichonunua hivi karibuni ikiwa unapoamua kurudi. Kwa mfano, ikiwa unapata mfuko kutoka Amazon, unapiga shimo la kufunga kwenye bin hii ikiwa bidhaa hazifanyi kazi na lazima uirudi. Ditto kwa pakiti nyingine unazopokea.
• Mapokezi ya kitu chochote unachosubiri. Kwa mfano, ikiwa umewasilisha muswada wa kampuni yako ya bima na unasubiri malipo, inakwenda katika faili hii. Ikiwa umerejea kitu na unasubiri kuona marejesho yanapoonekana kwenye taarifa yako ya benki au kwenye muswada wa kadi ya mkopo, inakwenda katika sanduku hili.

Unaweza kuvunja faili hii katika makundi mengi, lakini ni rahisi tu kuacha kila kitu ndani ya sanduku hili na kisha kupitia kwa mara moja, mara mbili au mara tatu kwa wiki. Kwa wakati huo unaweza kusambaza au kupoteza chochote ambacho huhitaji tena, fungua chochote kilicho katika Kumbukumbu au Kaya na ufanyie chochote kinachohitajika kuitibiwa. Lengo ni kuweka faili hii ndogo iwezekanavyo.

Lakini ... hila ni kwamba unapaswa kupitia faili hii angalau mara moja kwa wiki, ikiwezekana mara nyingi zaidi. Ninapendekeza sana kuongeza kazi hii katika Mpangilio wako wa kila wiki binafsi , kwa njia hii unafungua na kuhifadhi kiasi kidogo cha karatasi mara moja kwa wiki badala ya