Umuhimu wa Etiquette ya barua pepe sahihi

Umewahi kupokea barua pepe iliyokuacha unashangaa kuhusu mtu aliyeyetuma? Au mbaya zaidi, umewahi kutuma barua pepe ambayo baadaye ulijitikia?

Kuwa juu ya mwisho wa kupokea barua pepe mbaya inaweza kukuacha unyogoze kichwa chako na kujaribu kujifunza kile ambacho mtu mwingine alikuwa akifikiria duniani. Kuwa ndiye aliyeyetuma inaweza kuharibu siku zingine zingine, na inaweza kuwa na matokeo mabaya baadaye.

Muda wa kufuta barua pepe umefanya njia ya mawasiliano iliyopendekezwa. Ikiwa unatumia barua pepe ya kibinafsi au ya biashara, kufuatia etiquette sahihi ni muhimu ili kuzuia miscommunication au hisia ngumu.

Fuata Sheria ya Dhahabu kwa kutibu mpokeaji kama ungependa kutibiwa. Kabla ya bonyeza "kutuma" kwenye barua pepe yoyote kuchukua dakika na kutoa ziada kusoma-kupitia. Matumizi mazuri ya barua pepe yanaweza kukuwezesha msimamizi wako na inaweza kukupa makali wakati wa kukuza .

• 01 ya 10

  Usichukue faragha

  Kumbuka kwamba kampuni yako na barua pepe ya kibinafsi haiwezi kuwa ya faragha. Kampuni yako ina haki ya kusoma chochote kilichotumwa kutoka ofisi, hivyo usiweke kuandika na kutuma habari binafsi au nyeti kutoka kazi. Barua pepe ya kibinafsi kutoka nyumbani inaweza kupelekwa, hivyo usiweke kitu chochote kwa kuandika ambacho kinaweza kusababisha tatizo ikiwa linafikia mtu asiyefaa.

• 02 ya 10

  Ondoka na maoni yenye kukera

  Epuka maoni yenye kukataa kwenye barua pepe yako. Hii inajumuisha racist, sexist, au maoni hasi kuhusu mtu mwingine au kampuni. Ikiwa unapokea barua pepe yenye kukera, usijibu au uipelekee mtu yeyote. Usitumie barua pepe kusema kitu chochote ambacho kinaweza kuwa kinyume na bosi wako .

• 03 ya 10

  Je, si kupiga kelele

  Kumbuka kwamba wakati unapoandika kwenye kofia zote, barua pepe yako inakuja kama kupiga kelele. Watu wengine wanafikiri inafanya urahisi ujumbe wao kusoma, lakini sivyo. Tumia font ambayo ni rahisi machoni wakati unasoma katika barua za kawaida.

• 04 ya 10

  Badilisha ujumbe wako

  Hariri barua pepe zako kabla ya kuwapeleka. Tumia spellchecker na uende juu ya barua pepe zote za biashara ili uhakikishe kuwa una sarufi sahihi. Wewe daima unataka kujionyesha kama mtaalamu katika mawasiliano. Angalia barua pepe ya kibinafsi baada ya kumaliza kuandika ili uhakikishe kuwa unapata uhakika wako. Kuacha neno moja kunaweza kubadilisha maana ya sentensi.

• 05 ya 10

  Jibu kwa busara

  Jua njia sahihi ya kujibu barua pepe unazopokea. Jihadharini kwa mtumaji na wengine katika mashamba ya "kwa" na "cc". Jibu kwa haraka iwezekanavyo badala ya kuruhusu folda yako "iliyohifadhiwa" imechukuliwa sana.

  Epuka haja ya kugonga "jibu wote" kabla ya kuangalia ili kuona ni nani aliyeorodheshwa kwenye kichwa. Jibu lako linaweza kuwachanganya wengine kwenye orodha, au unaweza kuhamasisha kutuma habari zisizohitajika kwa watu usiowajua. Wakati pekee unapaswa kubofya "jibu wote" ni kama una hakika kila mtu anahitaji maelezo unayotuma.

• 06 ya 10

  Jitambulishe na zana za barua pepe

  Jua zana na aina za barua pepe. Hii inajumuisha "kwa," "cc," "bcc," na mistari ya somo. Mpokeaji mkuu anapaswa kuwa katika shamba "kwa". Unapohitaji kunakili mtu fulani, unaweza kumongeza mtu huyo kwenye "cc" au uwanja wa nakala ya kaboni. Ikiwa mtu anapaswa kunakiliwa bila wengine kwenye orodha ya kupokea barua pepe yake, tumia "bcc" au nakala ya kipofu. Ni nakala tu watu ambao wanahitaji kujua habari unayotuma.

  Wala barua pepe za mnyororo kamwe. Hizi zinaweza kuwa mbaya na kuzifunga masanduku ya barua pepe ya watu hadi hatua ya kukata tamaa . Hutaki kuwa mtu anayesilisha ujumbe ambao unaweza au hauwezi kuwa wa kweli.

  Unapaswa kujaza daima mstari wa barua pepe kuhusiana na biashara, na hupendekezwa kwenye barua pepe binafsi. Weka mstari wa kifupi kama mfupi iwezekanavyo na uwe na kichwa kimoja kwa kila barua.

• 07 ya 10

  Weka kifupi

  Watu wengi wanapendelea barua pepe fupi badala ya ujumbe mrefu, ujumbe wa maneno. Ikiwezekana, sema hali yako katika sentensi kadhaa. Kwa ujumbe mrefu zaidi kuanza na aya ya utangulizi kuruhusu watu kujua misingi. Ikiwa una zaidi ya mada moja, piga ujumbe wako katika barua zaidi ya moja, na kichwa kimoja kwa barua pepe.

• 08 ya 10

  Tazama sauti yako

  Weka sauti nzuri katika mawasiliano yako ya barua pepe. Kumbuka kwamba maneno mazuri yanaweza kukubalika kama yenye nguvu-ya maana badala ya funny. Hifadhi ucheshi wa sarcastic kwa mawasiliano ya sauti ili wengine waweze kusikia sauti ya sauti yako. Hii pia ni pamoja na hasira. Unapaswa kuepuka kila wakati kutuma barua pepe hasira, au unaweza kuharibu mtu ambaye unafanya kazi naye au kumjali.

• 09 ya 10

  Tumia bendera za kipaumbele kwa busara

  Ikiwa una bendera ya kipaumbele cha juu, tu uitumie wakati unahitajika. Kutumia sana utakuwa na athari tofauti unayotaka na kutuma barua pepe zako chini ya orodha ya kipaumbele kwa wapokeaji.

• 10 kati ya 10

  Ishara jina lako

  Usisahau kusaini barua pepe zako. Wapokeaji wanaweza kuwa na hasira ikiwa wanapaswa kuvuka na kutambua nani aliyewapeleka ujumbe. Ikiwa unatarajia jibu kwa simu, hakikisha kuingiza namba, hata kama unajua mtu anayo kwenye faili. Madhumuni ya barua pepe ni kuokoa muda, na kuacha kile anachokifanya kitapunguza mambo. Ikiwa una mstari wa saini, uendelee kurekebishwa na anwani sahihi ya barua pepe na namba za simu.