Katika siku yangu kazi, mimi kazi katika mawasiliano, hasa kwa ajili ya mashirika yasiyo ya faida. Sehemu ya kazi ambayo ninafanya ni kuhakikisha kuwa tuna mkakati kwa ajili ya mawasiliano ya ndani na nje. Hii pia ni pamoja na kuendeleza mpango wa hoja ya ofisi , ambayo shirika langu la sasa lina mpango wa kufanya miezi sita ijayo.
Wakati unaweza kufikiria kuwa kuna hatua nyingi za kupanga katika ofisi ya ofisi kwamba huna muda wa kuzingatia mawasiliano, kwa kweli unahitaji kuchukua siku moja au mbili kuunda mkakati mkamilifu ambao utawaweka wafanyakazi na wateja wawe na ufahamu ya mabadiliko ya ujao .
Hebu tuanze na wafanyakazi tangu wanaathirika moja kwa moja na hoja .
Mawasiliano ya ndani inapaswa kuingiza Ujumbe huu muhimu:
- Mstari wa wakati unaofaa: hakikisha unaweka hatua zote muhimu za hoja hivyo kila mtu anajua nini cha kutarajia na wakati.
- Maagizo ya kuagiza: kutoa wafanyakazi kwa maagizo juu ya jinsi ya kuagiza ofisi zao au mazoezi ya hoja. Hii inapaswa kujumuisha wapi kupata vifaa vya kufunga , ni nini wanaohusika na kufunga na muda uliopangwa.
- Taarifa ya juu ya kufungwa kwa ofisi yoyote : wakati wa hoja, unaweza kuhitaji kufungwa ofisi ili kuwezesha kufunga na kusonga vifaa vya ofisi na samani. Hakikisha wafanyakazi wako wanafahamu tarehe hizi na kama biashara hiyo itaendelea wakati gani na jinsi hii itaathiri ratiba yao ya kazi na mzigo wa kazi.
- Mpango mpya wa ofisi: Wafanyakazi watahitaji kujua mapema juu ya kile nafasi mpya itakavyoonekana na jinsi ofisi itaanzishwa. Je, bado wana nafasi yao wenyewe au watakuwa sasa katika mpango wa ubao au wa wazi? Hakikisha unaunda njia ya kuwajulisha wafanyakazi wa jinsi nafasi yao ya kazi inaweza kubadilika.
- Eneo jipya, maegesho na chaguo za upendeleo: Kutoa wafanyakazi kwa taarifa zote wanazohitaji kuhusu eneo jipya ili waweze kujiandaa usafiri kwenye nafasi mpya.
Mara baada ya kuamua ujumbe wote muhimu, unahitaji kuamua jinsi ya kutoa ujumbe huu. Njia unayotumia inapaswa kuamua na aina ya ujumbe.
Kwa mfano, ratiba inaweza kupatikana kwa urahisi kupitia intranet ya kampuni yako; wakati, kufungwa ofisi inaweza kuwa bora zaidi katika mkutano wa wafanyakazi ili kuhakikisha maswali yanaweza kuulizwa na kujibiwa.
Njia za Kuwasiliana Malengo kwa Wafanyakazi:
- Intranet: kwa makampuni au mashirika ambayo yana intranet, hii ni kawaida jukwaa bora kwa ujumbe wengi. Inaruhusu sasisho rahisi kwa faili na habari zinazofikia wafanyakazi wote.
- Mikutano ya ndani ya mtu: bila kujali ujumbe huo, mikutano ya wafanyakazi ni nafasi nzuri ya kufanya matangazo na kuruhusu wafanyakazi wawe na fursa ya kuwa na majadiliano kamili. Unaweza pia kutumia wakati wa mkutano wa kuchunguza jinsi habari itawasiliana hivyo wafanyakazi watajua kuwa watahifadhiwa.
- Barua pepe: wakati barua pepe ni rahisi, sio njia bora ya kurejesha habari. Hutaki kutuma barua pepe nyingi sana ambazo watu hawawezi kupata habari wakati wanahitaji. Ikiwa unatumia barua pepe, hakikisha unatumia tu kuruhusu watu kujua wapi wanaweza kupata habari.
- Folda za kawaida : Ikiwa huna intranet, kisha kuunda folda ya kawaida kwenye gari la mtandao ambayo kila mtu anaweza kufikia ni njia bora zaidi ya kuhifadhi maelezo ambayo unataka watu waweze kufikia.
- Bodi ya bulletin: nafasi ya kimwili ambapo habari imesumwa, ni jambo kuu la kufanya. Sio tu watu wanaweza kuiangalia mara nyingi, pia hutoa nafasi ambapo watu wanaweza kukusanya na kujadili wasiwasi wao.