Jinsi ya Kipaumbele Kazi Zako

Vidokezo vya Usimamizi wa Task Sawa Kutoka kwa Wataalam

Kwa hivyo una vitu hivi vyote ili ufanyike kila siku na orodha yako ni kamili - unajua nini cha kufanya kwanza, ya pili na ya tatu?

Pretty kila mtu anahisi kama wana mengi ya kufanya na muda mdogo sana wa kufanya hivyo. Mara nyingi, kusikitisha hisia hutokea kutokana na kutokuwa na uwezo wa kuzingatia kazi zote zinazoonekana zinazoendelea. Ikiwa unajisikia kama orodha yako ya kufanya-inakua kwa muda mrefu kwa dakika na hujui hata kuanza wapi, hapa ni jinsi ya kutambua, kutathmini, na kuzingatia kazi zako.

1. Fanya Orodha

Kabla ya kujaribu kutatua majukumu yako kwa umuhimu, fanya wakati wa kukusanya orodha kamili ya kila kitu unachohitaji au unataka kukamilisha. Gawanya orodha yako katika sehemu kwa aina tofauti za kazi. Makundi haya yanaweza kujumuisha:

Kazi za kila siku au za kila wiki

Hizi ni kawaida "kwa-dos" ambazo zinaweza kuwa ya kibinafsi ( upangaji wa chakula na ununuzi wa mboga ) au kuhusiana na kazi (mkutano wa kila wiki ya timu.) Ikiwa tayari umefuata utaratibu wa kila siku , utakuwa unajua na kazi hizi; kama huna, hii ni wakati mzuri wa kuunda moja. Nini unayojumuisha inaweza kutofautiana - watu wengine wataona haja ya kujikumbusha kuangalia barua pepe au kununua mboga, lakini wengine watafahamu kuwakumbusha miundo kufanya vitendo fulani wakati fulani au siku fulani.

Kazi na Mwisho

Haya, kwa hakika, inahitaji kufanywa kwa tarehe maalum na inahitaji maandalizi kabla. Mifano inaweza kuwa karatasi ya shule ambayo inatolewa katika wiki tatu au chama unayopanga kwa miezi sita kutoka sasa.

Aina hizi za kazi - mara nyingi huitwa miradi - zinaweza baadaye kuvunjwa katika vipengele vidogo - kwa mfano, "kuandika karatasi" inaweza kupunguzwa katika kusoma vitabu husika, kuandaa maelezo yako, kuandika muhtasari, kuandika rasimu ya kwanza, na hivyo juu.

Kazi zinazoendelea

Hizi hazifanyiki kwa mzunguko wa kila siku au kila wiki, lakini sio miradi ya wakati mmoja ama.

Kazi zinazoendelea zinaweza kujumuisha uteuzi wa meno au kufanya kodi yako ya kila robo.

Jukumu la kujitegemea, Kazi muhimu

Hizi ni kazi au miradi ambayo unajua unayoyafanya, lakini hakuna mtu anayekufanya. Wao mara chache, ikiwa milele, wana muda wa kujengwa. Fikiria kuboresha tovuti yako ndogo ya biashara au kutafuta mtoa huduma mpya wa msingi.

Kazi ya Kujitegemea, Siyo Muhimu

Hizi ndizo shughuli za kufurahisha zaidi ambazo hata hivyo huwa na kuanguka kwa njia kama nyingine, kazi za dhahiri zaidi zinawafukuza nje. Fikiria kusoma kwa radhi au kufanya kazi kwenye vituo vya kupenda.

Siku za Kazi Kazi

Kazi hizi hutegemea chini ya orodha yako ya kufanya au nyuma ya akili yako, lakini kwa kawaida haifai kufanywa hivi karibuni, au milele. Mfano: kuchora radiators yako.

2. Panga Orodha Yako

Mara baada ya kuorodhesha kila kitu, unaweza kujua nini cha kufanya kwanza na kuandaa ratiba yako. (Jinsi ya kimwili kufanya hili - kwenye karatasi, mpangaji , programu, kalenda ya mtandao, au vinginevyo - mambo chini ya kwamba unachagua njia ambayo inakufanyia kazi na ambayo utatumia.) Hapa kuna baadhi ya vigezo kufikiri juu:

Haraka au muhimu

Kazi zote zinaweza kutatuliwa katika moja ya makundi manne. Kazi za haraka na muhimu zinapaswa kufanyika kwanza, haraka iwezekanavyo; kazi za haraka lakini si muhimu zinaweza kutumwa kama iwezekanavyo, lakini ikiwa sio, ratiba yako inapaswa kuhusisha kubadilika kwa kutosha na muda wa ziada wa kuwatunza wakati wanapoendelea; majukumu muhimu lakini si lazima yanapangwa vizuri mapema ili waweze kuwa dharura; kazi zisizo muhimu wala za haraka zinaweza kuondokana, ingawa ukifurahia yao, zinapaswa kutumika katika ratiba yako ili waweze kuingizwa nje na majukumu zaidi ya kudai.

Tathmini thamani

Unaweza kuhukumu thamani ya kazi kwa njia kadhaa. Mtu anaweza kuwa kama watu wengine wanaathiriwa, na watu hao ni muhimu kwako (idhini ya bosi wako na ustawi wa watoto ambao wanategemea wewe kuwa muhimu zaidi kuliko, sema, maoni ya kikundi cha wageni ulikubali kujiunga na meetup.) Unaweza pia kutoa thamani kubwa kwa kazi ambazo unaona kulipa kwa muda mrefu, au kwamba unapata tu yenye malipo.

Kitabu kimoja ambacho huenda utakutana wakati wa kusoma juu ya kazi za kipaumbele ni utawala wa 80-20 au Kanuni ya Pareto, ambayo inasema kwamba asilimia 80 ya athari hutokea 20% ya sababu. Hii inaweza au haina kuthibitisha kweli kwako, lakini ni mawaidha mazuri ya kutambua nini unatumia muda na ni nani wa juhudi zako kulipa.

Muda na Ukamilifu

Ratiba ya kazi inaruhusu mabadiliko na kutambua vikwazo vya wakati. Kuwa wa kweli wakati wa kuandaa na kupanga mipango yako. Unapokuwa na mashaka, fikiria wakati ambapo kazi inayotolewa itachukua.

Ikiwa kazi mbili zinatokana wakati huo huo, kuchagua cha kuanzia na inategemea jinsi unavyofanya kazi vizuri zaidi. Watu wengine wanapendelea kupata kazi rahisi zaidi ya njia ya kuzingatia moja zaidi; wengine watahisi kuhakikishiwa kama wanaanza kazi ngumu kwanza, na kupata baadhi au yote kufanyika kabla ya kuendelea. Kumbuka kwamba huna haja ya kuchukua kazi moja au mradi kutoka mwanzo hadi mwisho kabla ya kuhamia hadi ijayo - isipokuwa, bila shaka, kupata kazi kwa njia hiyo inaboresha uzalishaji wako.

Weka kazi zako za kila siku lazima iweze kazi kwa watatu zaidi. Siku hiyo inaweza pia kuwa na kazi ndogo ambazo ni kawaida au zisizo na umuhimu mdogo, lakini upakiaji juu ya kazi kuu utaweza kusababisha shida na tamaa.

Kumbuka kwamba vipaumbele vinaweza kubadilika - ikiwa bosi wako anahitaji kufanya kitu sasa, kipaumbele chako cha kwanza cha kwanza kinaweza kupunguzwa hadi pili. Hiyo ndiyo sababu zaidi ya kujenga muda zaidi katika ratiba yako ili kuruhusu kubadilika.

3. Kazi za Kundi

Kazi ya kukataza ni mojawapo ya njia zenye ufanisi zaidi na zenye ufanisi wa kupata wale wanaofanya kazi, wakati wote wa kufanya wakati. Kusambaza kunamaanisha kufanya kazi kwa aina hiyo ya kazi mara kwa mara kabla ya kubadili kitu kingine. Hatua ya kwanza ni kutambua kazi unayofanya mara kwa mara na kisha kuanzisha kazi rahisi ya kufuata. Kisha, unashikilia kazi hizo kwa wakati mmoja kwa kutumia kazi hiyo.

Kusambaza inahitaji kukamilisha kazi zinazofanana zinazohitaji rasilimali zinazofanana katika "batches" ili kuboresha ufanisi na uzalishaji. Hapa kuna mifano:

Batching inakuwezesha kuingia ndani ya kazi inayofanyika mara kwa mara ili usipoteze muda ukielezea maagizo au unachopaswa kufanya ijayo.

4. Kuondoa Kazi

Mara tu umeorodhesha majukumu yako yote na ukayapanga kutoka muhimu zaidi hadi angalau, itakuwa wazi ambayo kazi ni chini ya orodha. Hizi zinaweza wakati mwingine kupelekwa kwa mtu mwingine, lakini kama hiyo haiwezekani, unapaswa kuamua kama utayarisha muda kwao au kuwaondoa.

Unaweza kuwa na kazi kwenye orodha yako ambayo haifai kufanya au hata unataka kufanya, lakini ulihisi unakabiliwa na kuongeza kwa wakati fulani (kwenda kwenye mazoezi, uende kwenye klabu ya kitabu.) Hizi zinaweza kuondolewa kabisa.

Hatimaye, inawezekana kuwa na mengi mno ya kufanya - ikiwa huwezi kupata kila kitu, tathmini kazi yako ya kazi ili uone ikiwa unahitaji tu kufanya mazoezi zaidi kwa kuainisha au kama unapaswa kumwambia mtu huwezi kuendelea kufanya kazi fulani.