Je! Unafanya kazi kwa kampuni ambayo ina mikutano ya mara kwa mara? Je! Umewahi kujiuliza nini unapaswa kufanya na kile kinachohesabiwa kuwa sahihi katika mikutano hii? Je! Huogopa kuhudhuria mikutano kwa sababu unaogopa unaweza kufanya faux pas ambayo inaweza kuhatarisha msimamo wako au nafasi za maendeleo ?
Kwa kawaida, mameneja, viongozi wa timu, au watendaji wa kampuni wana haki ya kuanzisha mikutano ya biashara wakati wanahisi haja.
Ikiwa ni matukio ya mara kwa mara yaliyopangwa au kuitwa kwa madhumuni maalum, kila mtu aliyehudhuria anatakiwa kufuata miongozo sahihi ya biashara ya etiquette .
Kiongozi
Kabla ya mkutano, ni muhimu kuwa na kila kitu kilichopangwa ili usipoteze wakati wowote wa thamani. Unataka kuendesha vizuri na kwa ratiba iwezekanavyo lakini bado uacha muda wa maswali na maoni ikiwa inawezekana. Kitu muhimu ni kuonyesha heshima kwa kila mtu aliyehusika.
Hapa kuna baadhi ya miongozo iliyopendekezwa:
- Kuwa na ajenda iliyoandikwa na mlolongo wa mantiki na nyakati za kweli. Ikiwa muda na rasilimali zinaruhusu, tuma nakala kwa kila mtu atakayehudhuria.
- Tuma mwaliko kwa washiriki wanaotarajiwa na maelezo mengi juu ya mkutano, iwezekanavyo, ikiwa ni pamoja na eneo, mwanzo wa kuanza, nini cha kuleta, na wakati wa mwisho.
- Anza na salamu ya kirafiki na wajulishe kila mtu wakati ni sawa kuuliza maswali.
- Uwe na maji kwenye kiwanja cha podium au mbele ya chumba na uipate kati ya mada au wakati mwingine anayesema.
- Huna haja ya kuandika maneno yako ya hotuba, lakini unapaswa angalau kuwa na pointi za risasi kwenye maelezo yako. Si kufanya hivyo kunaweza kukusababisha kuzunguka kuzunguka kwenye mada moja hadi nyingine na kupoteza wimbo wa kile unachohitaji kusema. Hii inaweza kusababisha wewe kupoteza muda na kuondoka kwa washiriki wanashangaa juu ya hatua ya mkutano.
- Jua ufahamu wa lugha yako ya washiriki. Ikiwa unaona kwamba watu wanapoteza maslahi, pumzika na uzingatie mwenyewe ili uhakikishe kuwa hurudia taarifa au kutumia muda mwingi juu ya kitu ambacho si sahihi.
- Kuwa na maandishi machache ya kuweka mkutano wa kuvutia. Hata hivyo, jaribu kuambia utani usiofaa ambao una hata ya ujinsia, ubaguzi wa rangi, au kitu kingine chochote kinachoweza kuwadhuru wengine.
- Usiibe mawazo ya watu wengine na kuwaita wawe wako. Daima kutoa wengine mikopo kwa mawazo na kazi mafanikio.
- Ingawa ni sawa kusonga kidogo, usipige na kurudi mbele ya chumba. Hii inakufanya uwe na wasiwasi.
- Wakati wa swali na kipindi cha jibu, weka utulivu mpaka mtu anayeomba kuhitimisha kabla ya kujibu. Ikiwa huelewa swali, mwambie arudia au au kuelezea zaidi swala hilo.
- Ikiwa mtu anaonekana ana hasira au mwenye chuki, endelea baridi yako na muulize mtu kujadili hili na wewe baadaye.
- Kumaliza mkutano mapema iwezekanavyo. Ni bora kuwa ni mfupi kuliko kupoteza tahadhari ya wale waliohudhuria.
Waliohudhuria
Kila mtu anayeitwa kwenye mkutano anapaswa kuhudhuria isipokuwa hali haiiruhusu. Ikiwa unajua juu ya mkutano mapema, fikiria kuchukua muda mwingi na kujisukumia kwako binafsi ili kuonyesha heshima kwa wasimamizi wowote wanaohudhuria.
Mavazi ipasavyo kwa kiwango cha biashara.
Vidokezo vya mkutano:
- Ikiwa unatakiwa kutuma ujumbe wa kuthibitisha, fanya hivyo unapoingia kwenye mkutano kwenye kalenda yako .
- Onyesha wakati . Pata dakika chache mapema iwezekanavyo.
- Angalia simu yako ya mkononi na hakikisha iko kwenye kimya au imezimwa. Haupaswi kamwe kutuma ujumbe wa maandishi wakati wa mkutano, isipokuwa kiongozi akuuliza wewe kwa mtu maalum.
- Ikiwa vinywaji hutumiwa, kinywaji ni kukubalika. Hata hivyo, isipokuwa kila mtu anayekula, kusubiri hadi baada ya mkutano wa juu kuwa na vitafunio.
- Ikiwa hii ni mkutano wa chakula cha mchana, kuleta chakula chako kwenye meza na kula kama kimya iwezekanavyo na bila kujitahidi mwenyewe.
- Usizungumze au ubadilishaji maelezo na washiriki wengine. Hii ni ya kuharibu sana na inaweza kutoa hisia kwamba hutachukua kazi yako kwa uzito wa kutosha kwa makini ya kile kinachojadiliwa.
- Ikiwa unaitwa, jibu kwa moja kwa moja iwezekanavyo. Unapokuwa usijui jibu, oomba msamaha na uwe waaminifu. Hakuna jibu bora zaidi kuliko lililo sahihi.
- Baada ya mkutano, asante msemaji.
- Usisimama katika chumba cha mkutano zaidi ya lazima. Kufungia nje kutakufanya uonekane usio na maana, na hutaki bosi kufikiri unatumia mkutano ili ufanye kazi zako.
Mkutano katika Mkahawa
Wakati mwingine mkutano wa chakula cha mchana unaitwa, na inaweza kufanyika katika mgahawa. Ingawa hii ni mbali na ofisi, kumbuka kuwa bado unafanya kazi.
Mwongozo wa ziada wa mkutano wa mikutano ya mgahawa:
- Usisahau kamwe meza yako.
- Kushughulikia wakati wa chakula hupoteza kwa neema na tabia njema.
- Tumia vifaa vilivyofaa . Ikiwa ni shaka ambayo funguo inakwenda na kila kozi, fuata mtu anayeongoza mkutano.
- Ikiwa uko kwenye mgahawa wa buffet , ujue tabia sahihi kwa kujisaidia.
- Fuata miongozo sahihi ya kula vyakula vya kidole .